Privacyverklaring

WorkID vzw, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 88, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder nummer 0804.158.011, hecht veel belang aan de bescherming van Persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verwerkt.

Als Verwerkingsverantwoordelijke behandelen wij uw persoonlijke informatie als vertrouwelijke informatie en verwerken wij deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd AVG) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

Deze privacyverklaring (de Privacyverklaring) heeft tot doel u alle informatie te verstrekken die krachtens de toepasselijke regelgeving vereist is, waaronder de informatie vereist door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG).

De verwerking verwijst naar alle bewerkingen met betrekking tot gegevens op grond waarvan u als natuurlijke persoon (de Betrokkene) direct of indirect kan worden geïdentificeerd (Persoonsgegevens), zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van Persoonsgegevens. Andere termen in deze Privacyverklaring moeten worden geïnterpreteerd in overeenstemming met de AVG.

Welke Persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Het WorkID platform is een hulpmiddel om uw zoektocht naar werk via een HR-dienstverlener administratief te vereenvoudigen. WorkID vzw verwerkt de gegevens uit uw “digitale CV” en verstrekt deze aan de door u geselecteerde HR-dienstverlener met het oog op contractsluiting. De volgende Persoonsgegevens van u worden verwerkt, dewelke tezamen een “digitale CV” vormen:

• identiteits- en contactgegevens: voornaam, achternaam, straat, huisnummer, bus, postcode, plaats, land, telefoon nummer en landcode, gsm nummer en landcode, e-mail, identiteitskaart en paspoort;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland en nationaliteit;
• contactgegevens noodcontact: naam, voornaam, achternaam, straat, huisnummer, bus, postcode, plaats, land en telefoonnummer;
• gezinssamenstelling: burgerlijke staat, begindatum burgerlijke staat, fiscale code partner, inkomsten partner, aantal kinderen ten laste, aantal kinderen ten laste waarvan met een beperking (kinderen), andere personen ten laste, andere personen ten laste waarvan met een beperking (andere), 65+ personen ten laste en 65+ personen ten laste waarvan met een beperking (65+);
• opleiding en vorming: opleiding en cv;
• HR gegevens: student@work, werkvergunning, verblijfsvergunning, VCA getuigschrift en ADR getuigschrift;
• rijbewijs;
• gezondheidsgegevens: invaliditeit, invaliditeit partner en medisch certificaat; en
• rijksregisternummer.
• bankrekeningnummer en BIC code;
• pensioengerechtigd of niet.

Doeleinden waarvoor Persoonsgegevens worden verwerkt

WorkID vzw zal deze Persoonsgegevens verwerken rekening houdend met de volgende doeleinden:

• om uw digitale CV op te maken, op te slaan in onze databank en door te geven aan de door u gekozen HR-dienstverleners dewelke als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens zullen verwerken;
• om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren;
• om onderzoek en analyse te verrichten;
• om klachten, feedback en vragen inzake het WorkID platform te behandelen;
• om te voldoen aan toepasselijke wettelijke en reglementaire verplichtingen; en
• om onze wettelijke rechten te doen vaststellen en/of te verdedigen.

Wettelijke grondslagen voor de verwerking van Persoonsgegevens

De AVG vereist dat wij transparant zijn over de rechtsgronden of de rechtvaardiging voor de verwerking van Persoonsgegevens. Voor de verwerking van Persoonsgegevens baseren wij ons op de volgende wettelijke grondslagen:

• Uw toestemming. Uw Persoonsgegevens worden door WorkID vzw verwerkt op basis van uw toestemming. Dit geldt zowel voor de opname van uw Persoonsgegevens in het WorkID platform als de doorgifte van deze Persoonsgegevens aan HR-dienstverleners.
• Wettelijke verplichtingen. In sommige gevallen kan het nodig zijn uw Persoonsgegevens te verwerken omdat toepasselijke wet- of regelgeving dit vereist, vraagt of toestaat, bijvoorbeeld om fraude of misdrijven te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.
• Legitiem belang. Het is mogelijk dat een HR dienstverlener in afwachting van uw toestemming om toe te treden tot WorkID platform uw Persoonsgegevens in geëncrypteerde vorm doorgeeft aan het WorkID Platform teneinde een vlotte registratie mogelijk te maken. In dit geval worden deze gegevens gedurende maximaal twaalf (12) maanden bewaard of tot u uw toestemming geeft tot het aanmaken van een WorkID account.

Doorgifte van Persoonsgegevens aan derde partijen

In sommige gevallen kan het nodig zijn dat wij uw Persoonsgegevens moeten delen met derden, zogenaamde ‘ontvangers’. WorkID vzw verstrekt uw Persoonsgegevens alléén aan derden indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van één van de hierboven genoemde doeleinden. Als verwerkingsverantwoordelijke blijft WorkID vzw verantwoordelijk voor uw Persoonsgegevens en blijft de Persoonsgegevens beheren tenzij deze ontvanger optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

Deze derden (ontvangers) kunnen zijn:

• externe (IT-)dienstverleners;
• de HR-dienstverleners waar u zich voor inschrijft; en
• bevoegde overheidsinstanties.

Doorgifte van Persoonsgegevens naar derde landen

WorkID vzw verbindt zich ertoe geen Persoonsgegevens te (laten) verwerken, zelf of door andere personen of organisaties, met inbegrip van verwerkers, die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd.

Beveiliging van uw Persoonsgegevens

WorkID vzw neemt de beveiliging van uw Persoonsgegevens ernstig en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of openbaarmaking, alsmede toevallig verlies, wijziging of vernietiging van Persoonsgegevens te voorkomen of hiertegen op te treden. Voorafgaand aan de invoering van nieuwe methodes voor gegevensverwerking, met name nieuwe IT-systemen, zullen door WorkID vzw technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van Persoonsgegevens worden gedefinieerd en geïmplementeerd. Deze maatregelen zullen gebaseerd zijn op de stand van techniek, de risico’s van verwerking en de noodzaak om Persoonsgegevens te beschermen. Bovendien zullen deze technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens regelmatig worden aangepast aan de technologische ontwikkelingen en de organisatorische veranderingen.

Bewaartermijn

WorkID vzw bewaart uw Persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens worden verzameld te realiseren. De precieze periode is afhankelijk van de doeleinden waarvoor wij uw Persoonsgegevens verwerken. Daarnaast is er wet- en regelgeving die hierop van toepassing is en die minimale bewaartermijnen voor bepaalde Persoonsgegevens vastlegt.

WorkID vzw bepaalt de bewaartermijn van uw Persoonsgegevens in functie van de volgende criteria:

• uw geldige toestemming voor de verwerking van Persoonsgegevens;
• de eventuele wettelijke minimale of maximale bewaartermijn(en);
• de burgerrechtelijke en strafrechtelijke verjaringstermijnen; en
• de verwerkingsdoeleinden.

WorkID vzw bewaart uw Persoonsgegevens niet langer dan vijftien (15) maanden vanaf de datum dat u voor het laatst toestemming hebt gegeven om uw Persoonsgegevens te verwerken. U hebt te allen tijden de mogelijkheid om uw gegevens van het WorkID te wissen.

Het is mogelijk dat een HR dienstverlener in afwachting van uw toestemming om toe te treden tot WorkID platform uw Persoonsgegevens in geëncrypteerde vorm doorgeeft aan het WorkID Platform teneinde een vlotte registratie mogelijk te maken. In dit geval worden deze gegevens gedurende maximaal twaalf (12) maanden bewaard.

Uw rechten

U heeft als betrokkene te allen tijde de mogelijkheid om gebruik te maken van uw rechten zoals beschreven in de AVG. U kan de volgende rechten uitoefenen:

• Recht op informatie. U heeft het recht bevestiging te krijgen of uw Persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot uw Persoonsgegevens en informatie over de verwerking ervan.
• Recht op rectificatie. U heeft de mogelijkheid om onjuiste Persoonsgegevens te laten corrigeren, uw Persoonsgegevens aan te vullen en de ontvangers aan wie de Persoonsgegevens zijn verstrekt op de hoogte te stellen van de rectificatie.
• Recht op wissing ("recht om te worden vergeten"). U heeft het recht om uw Persoonsgegevens zelf te wissen in uw eigen WorkID account.
• Recht op bezwaar. U kan bezwaar maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens op bepaalde gronden en u heeft steeds het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen voor direct marketing doeleinden. Merk op dat u niet in alle gevallen het recht heeft om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, bijvoorbeeld als dergelijke Persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst.
• Recht op beperking van verwerking. In bepaalde gevallen heeft u het recht om de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid. U heeft onder bepaalde voorwaarden het recht om uw Persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en/of om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verzenden.
• Recht om toestemming in te trekken. Indien u toestemming hebt gegeven tot de verwerking van uw Persoonsgegevens, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat deze intrekking afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voordat u uw toestemming wordt ingetrokken.

Uw bovengenoemde rechten kunt u uitoefenen in uw WorkID account. U kunt hiervoor ook contact opnemen met WorkID vzw (zie contactgegevens beneden).

• Recht om een klacht in te dienen. Indien u op enig moment meent dat WorkID vzw uw privacy schendt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit is bereikbaar:
  • per gewone post op het adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België;
  • telefonisch op het nummer +32 (0)2 274 48 00;
  • per fax op het nummer +32 (0)2 274 48 35;
  • per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be; en
  • via hun website (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Contact

Indien uw rechten wilt uitoefenen en bij vragen of bezorgdheden over de manier hoe WorkID vzw uw Persoonsgegevens verwerkt, kunt u ons rechtstreeks contacteren per e-mail of per gewone post via onderstaande contactgegevens:

• Per e-mail : dpo@WorkID.be
• Per brief: WorkID VZW , Havenlaan 88 in 1000 Brussel

Verwerkingen van uw Digitale CV door HR-dienstverleners

Uw Persoonsgegevens zullen worden verstrekt aan de door u geselecteerde HR-dienstverlener met het oog op het efficiënter laten verlopen van de administratie in voorbereiding van contractopmaak en het efficiënter laten verlopen van uw werving en selectieproces, het optimaliseren van de kwaliteit van uw Persoonsgegevens en het bieden van een laagdrempelige sollicitatiebeleving.

Informatie over de verwerking van uw Persoonsgegevens door de verschillende HR-dienstverleners als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken, kan u terugvinden op hun website.

Wijzigingen van de Privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. We doen dit door de bijgewerkte versie op de website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, veranderen we de datum en het versienummer van de "laatste update" van onze Privacyverklaring. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we u aan om regelmatig onze Privacyverklaring na te lezen.