Déclaration de confidentialité

WorkID asbl, dont le siège social est sis avenue du Port 88 à 1000 Bruxelles, immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0804.158.011, attache une grande importance à la protection des données personnelles qu'elle traite dans le cadre de ses activités.

En tant que contrôleur, nous traitons vos informations personnelles comme des informations confidentielles et les traitons conformément au règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé RGPD) et aux autres lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée.

Cette déclaration de confidentialité (la déclaration de confidentialité) vise à vous fournir toutes les informations requises par la réglementation applicable, y compris les informations requises par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles des personnes physiques dans le cadre du traitement des données personnelles et au regard de la libre circulation de ces données (le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD).

Le traitement désigne toutes les opérations relatives aux données par lesquelles vous pouvez être identifié(e) (données personnelles) directement ou indirectement en tant que personne physique (la personne concernée), telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, la mise à jour ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la protection, l’effacement ou la destruction des données personnelles. Les autres termes de cette déclaration de confidentialité doivent être interprétés conformément au RGPD.

Quelles données personnelles traitons-nous et pourquoi ?

La plateforme WorkID est un outil pour simplifier administrativement votre recherche d'emploi via un prestataire RH. WorkID asbl traite les données de votre « CV numérique » et les transmet au prestataire de services RH que vous avez sélectionné aux fins du contrat. Les données personnelles suivantes vous concernant sont traitées, qui forment ensemble un « CV numérique » :

identité et coordonnées : prénom, nom, rue, numéro de maison, boîte, code postal, ville, pays, numéro de téléphone et indicatif du pays, numéro de téléphone portable et indicatif du pays, e-mail, carte d'identité et passeport ;
caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance, lieu de naissance, pays de naissance et nationalité ;
coordonnées d'urgence : nom, prénom, nom, rue, numéro, boîte, code postal, ville, pays et numéro de téléphone ;
composition de la famille : état civil, date de début de l'état civil, code fiscal du partenaire, revenu du partenaire, nombre d'enfants à charge, nombre d'enfants à charge handicapés (enfants), autres personnes à charge, autres personnes à charge handicapées (autres), personnes à charge de plus de 65 ans et personnes de plus de 65 ans à charge handicapées (65+) ;
éducation et formation : éducation et CV ;
données RH : student@work, permis de travail, titre de séjour, attestation VCA et attestation ADR ;
permis de conduire ;
données de santé : handicap, partenaire handicapé et certificat médical ;
numéro d'assurance nationale ;
numéro de compte bancaire et code BIC ;
retraité ou non.

Finalités pour lesquelles les données personnelles sont traitées

WorkID asbl traitera ces données personnelles en tenant compte des finalités suivantes :

pour créer votre CV numérique, le stocker dans notre base de données et le transmettre aux prestataires de services RH de votre choix qui, en tant que contrôleurs distincts, traiteront vos données personnelles ;
pour améliorer la qualité de nos services ;
pour mener des recherches et des analyses ;
pour traiter les plaintes, les commentaires et les questions concernant la plateforme WorkID ;
pour se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables ;
pour établir et/ou défendre nos droits légaux.

Bases légales du traitement des données personnelles

Le GDPR exige que nous soyons transparents sur les bases juridiques ou la justification du traitement des données personnelles. Nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes pour le traitement des données personnelles :

Votre consentement. Vos données personnelles sont traitées par WorkID asbl sur la base de votre consentement. Cela s'applique à la fois à l'inclusion de vos données personnelles dans la plateforme WorkID et au transfert de ces données personnelles aux prestataires de services RH.
Exigences légales. Dans certains cas, il peut être nécessaire de traiter vos données personnelles parce que la loi ou la réglementation applicable l'exige, le demande ou l'autorise, par exemple pour prévenir, détecter et enquêter sur la fraude ou le crime.
Intérêt légitime. Il est possible qu'un prestataire de services RH, dans l'attente de votre autorisation pour rejoindre la plateforme WorkID, transmette vos données personnelles sous forme cryptée à la plateforme WorkID afin de permettre un enregistrement fluide. Dans ce cas, ces données seront conservées au maximum douze (12) mois ou jusqu'à ce que vous donniez votre accord pour créer un compte WorkID.

Transfert de données personnelles à des tiers

Dans certains cas, il peut être nécessaire pour nous de partager vos données personnelles avec des tiers, appelés « destinataires ». WorkID asbl ne fournit vos données personnelles à des tiers que si cela est nécessaire à la réalisation de l'un des objectifs mentionnés ci-dessus. En tant que responsable du traitement, WorkID asbl reste responsable de vos données personnelles et continue de gérer les données personnelles à moins que ce destinataire n'agisse en tant que responsable du traitement.

Ces tiers (destinataires) peuvent être :

les prestataires de services (informatiques) externes ;
les prestataires de services RH auprès desquels vous vous inscrivez ;
les autorités gouvernementales compétentes.

Transfert de données personnelles vers des pays tiers

WorkID asbl s'engage à ne pas traiter (ou faire traiter) les données personnelles, elle-même ou par d'autres personnes ou organisations, y compris des sous-traitants, établies en dehors de l'Espace économique européen.

Sécurité de vos données personnelles

WorkID asbl prend la sécurité de vos données personnelles au sérieux et prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher ou agir contre le traitement ou la divulgation non autorisés et illégaux, ainsi que la perte, l'altération ou la destruction accidentelle des données personnelles. Avant l'introduction de nouvelles méthodes de traitement des données, en particulier de nouveaux systèmes informatiques, des mesures techniques et organisationnelles pour la protection des données personnelles seront définies et mises en œuvre par WorkID asbl. Ces mesures seront basées sur l'état de la technique, les risques de traitement et la nécessité de protéger les données personnelles. De plus, ces mesures techniques et organisationnelles de protection des données personnelles seront régulièrement adaptées aux évolutions technologiques et aux changements organisationnels.

Période d'opposition

WorkID asbl ne conserve pas vos données personnelles plus longtemps qu'il n'est strictement nécessaire pour réaliser les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont collectées. La durée précise dépend des finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles. De plus, il existe des lois et réglementations applicables qui fixent des durées de conservation minimales pour certaines données personnelles.

WorkID asbl détermine la durée de conservation de vos données personnelles en fonction des critères suivants :

votre consentement valide au traitement des données personnelles ;
toute période de conservation minimale ou maximale légale ;
les prescriptions civiles et pénales ;
les finalités du traitement.

WorkID asbl ne conserve pas vos données personnelles plus de quinze (15) mois à compter de la date à laquelle vous avez donné pour la dernière fois l'autorisation de traiter vos données personnelles. Vous avez toujours la possibilité de supprimer vos données de WorkID.

Il est possible qu'un prestataire de services RH, dans l'attente de votre autorisation pour rejoindre la plateforme WorkID, transmette vos données personnelles sous forme cryptée à la plateforme WorkID afin de permettre un enregistrement fluide. Dans ce cas, ces données seront conservées au maximum douze (12) mois.

Vos droits

En tant que personne concernée, vous avez à tout moment la possibilité d'exercer vos droits tels que décrits dans le RGPD. Vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit à l'information. Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées ou non et, le cas échéant, d'accéder à vos données personnelles et aux informations sur leur traitement.
Droit de rectification. Vous avez la possibilité de faire rectifier des données personnelles inexactes, de compléter vos données personnelles et d'informer de la rectification les destinataires auxquels les données personnelles ont été fournies.
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »). Vous avez le droit de supprimer vous-même vos données personnelles dans votre propre compte WorkID.
Droit d'opposition. Vous pouvez vous opposer au traitement des données personnelles pour certains motifs et vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement à des fins de marketing direct. Veuillez noter que vous n'avez pas le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans tous les cas, par exemple si ces données personnelles sont nécessaires à l'exécution d'un contrat.
Droit à la limitation du traitement. Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles.
Droit à la portabilité des données. Sous certaines conditions, vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de faire transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Droit de retirer son consentement. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans que ce retrait n'affecte la licéité du traitement avant que votre consentement ne soit retiré.

Vous pouvez exercer vos droits susmentionnés dans votre compte WorkID. Vous pouvez également contacter WorkID asbl pour cela (voir les coordonnées ci-dessous).

Droit de porter plainte. Si à tout moment vous pensez que WorkID asbl viole votre vie privée, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance. L'Autorité belge de protection des données est joignable :
- par courrier ordinaire : rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique ;
- par téléphone au +32 (0)2 274 48 00 ;
- par fax au +32 (0)2 274 48 35 ;
- par e-mail à l'adresse suivante : contact@apd-gba.be ;
- via leur site internet (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Contact

Si vous souhaitez exercer vos droits et si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont WorkID asbl traite vos données personnelles, vous pouvez nous contacter directement par e-mail ou par courrier ordinaire via les coordonnées ci-dessous :

par e-mail : dpo@WorkID.be
par courrier : WorkID asbl, avenue du Port 88 à 1000 Bruxelles.

Traitement de votre CV Digital par les prestataires RH

Vos données personnelles seront fournies au prestataire de services RH que vous avez sélectionné dans le but de rendre plus efficace l'administration en vue de la rédaction du contrat et de rendre plus efficace votre processus de recrutement et de sélection, d'optimiser la qualité de vos données personnelles et de fournir une expérience de sollicitation accessible.

Des informations sur le traitement de vos données personnelles par les différents prestataires de services RH en tant que contrôleurs distincts sont disponibles sur leur site web.

Modifications de la déclaration de confidentialité

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre. Pour ce faire, nous publions la version mise à jour sur le site web. Lorsque nous publierons des modifications à notre déclaration de confidentialité, nous modifierons la date et le numéro de version de la « dernière mise à jour » de notre déclaration de confidentialité. Les changements importants seront signalés sur notre page d'accueil. Néanmoins, nous vous recommandons de lire régulièrement notre déclaration de confidentialité.